الف –توضیحات عمومی نرم افزار اتوماسیون اداری و سیستم دبیرخانه نوین پارمیس
نرم افزارهای اتوماسیون اداری، نرم افزارهایی هستند که کلیه مکاتبات داخلی و خارجی یک سازمان به سرعت و بدون داشتن نیاز به کاغذ انجام گرفته و لذا نیازی به نامه نگاری های مرسوم اداری نیست.


ب – امکانات اصلی نرم افزار:
نرم افزار مذکور شامل امکانات متعددی می باشد، از جمله:
-نرم افزار تحت شبکه و به صورت نامحدود کاربر همزمان
-محیط کاربری بسیار آسان و منطقی
-تغییر خودکار صفحه ورود به نرم افزار به صورت هوشمند و تغییر خودکار عکس روز در میز کار جهت جلوگیری از یکنواخت شدن ظاهر نرم افزار
-سیستم دبیرخانه و بایگانی نامه ها به صورت الکترونیکی
-تعریف چندین دبیرخانه همزمان در سیستم
-مهر ثبت شماره و تاریخ و و قابل جانمایی الکترونیکی که به صورت اتوماتیک بر روی اسناد دبیرخانه قرار میگیرد
-قابلیت کارکرد با انواع مختلف اسکنر
-دفتر اندیکاتورهوشمند (تشخیص اتوماتیک تاریخ و شماره)
-قابلیت بایگانی اتوماتیک سازمانی / موضوعی در اتوماسیون اداری
-نمایش پرونده یک سازمان / شخص در بخش نامه های وارده
-قابلیت درج فایل های ضمیمه در کنار نامه
-ثبت مراجع نامه - عطف و پیرو نامه های وارده - در هنگام ثبت
-نمایش کوچک و بزرگ نامه در دبیرخانه جهت سهولت در ثبت
-اطلاع رسانی پیامک موضوع نامه جهت جلسات یا نامه های فوری
-ارسال متن و موضوع نامه توسط پست الکترونیک و نمایش آن توسط تلفن همراه یا رایانه
-ارجاع مجدد نامه از دفتر اندیکاتور توسط مسئول دبیرخانه
-ویرایش نامه های ثبت شده توسط مدیر ارشد نرم افزار
-رویدادنگاری نامه به صورت مستقیم از دفتر اندیکاتور
-درج توضیحات و هامش دبیرخانه روی نامه در بخش دفتر اندیکاتور
-جستجو مستقیم در بخش دفتر اندیکاتور
-قابلیت جانمایی های بیشتر و تغییر مکان مهر در بخش ثبت نامه ها
-قابلیت چند انتخابی در نامه های وارده و ارجاع یا پاسخ دسته جمعی نامه ها
-ارجاع نامه بدون باز کردن آن
-چاپ نامه با دستور و پاسخ ها و امضای آنها
-دریافت مستقیم نامه ها از شبکه های اینترانت و ثبت در دبیرخانه
-دارای زیر سیستم منابع انسانی
-سیستم مدیریت منابع انسانی جهت محاسبه هوشمند میزان مرخصی و مأموریت اشخاص
-قابلیت ثبت کارگران و کارمندان در سیستم منابع انسانی
-ثبت مرخصی توسط شخص مرخصی گیرنده یا توسط مسئول امور اداری بسته به سطح دسترسی افراد و سیاست مدیریت سازمان
-گزارش گیری از سیستم منابع انسانی ، مرخصی و مأموریت کارمندان و کارگران
-ثبت انواع مرخصی:
•استحقاقی
•استعلاجی
•اضطراری
•بدون حقوق و تشویقی
-ثبت انواع مأموریت:
•روزانه ، ساعتی
•با وسیله شخصی ، وسیله سازمانی
•فردی ، گروهی
•وسیله نقلیه: هواپیما ، اتومبیل ، اتوبوس، قطار و ...
-نمایش میزان مرخصی باقیمانده در هنگام ثبت
-عدم اجازه ثبت به اشخاصی که مرخصی آنها به میزان صفر رسیده است.
-تبدیل هر 8 ساعت یا 7 ساعت مرخصی ساعتی به یک روز مرخصی روزانه در سیستم
-قابلیت تعریف سه نوع شخص جانشین با مسئولیت های قابل تعریف
-قابلیت اسکن وانتقال اسناد و پرونده های قبلی به بخش دبیرخانه نرم افزار
-تحت وب بودن وامنیت بالای نرم افزار (تکنولوژی دات نت و بانک اطلاعاتی SQLserver)
-امکان طبقه بندی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه) نامه ها
-امکان تعیین فوریت (عادی، فوری، خیلی فوری) نامه
-تعریف کلیه واحد های سازمان به همراه عکس پرسنلی افراد و پست سازمانی
-قابلیت ورود لیست سازمان ها یا پرسنل از طریق فایل Excel
-مدیریت فاکس های ارسال شده و ثبت یا رد آنها
-تعریف سطوح دسترسی متفاوت برای کاربران نسبت به واحد ها و چارت سازمانی آنها
-سیستم ارجاع کار، کارتابل و پاسخگویی نامه ها به صورت الکترونیکی
-نمایش تفکیکی نامه های کارتابل بر اساس دستور صادره از قبیل:
•جهت بایگانی
•جهت اقدام
•جهت پیگیری
•جهت اظهار نظر
•جهت اطلاع
-تنظیم پاسخ ها و دستورات آماده در نرم افزار و تایپ خودکار آن توسط نرم افزار به هنگام انتخاب جهت جلوگیری از تایپ توسط اشخاص
-نمایش تعداد و آمار نامه های هر صندوق در کنار منوی آن
-ارجاع همزمان به چند نفر باچند دستور مختلف و یا به چند نفر با یک دستور یکسان
-تفکیک رنگ نامه های خوانده شده و نامه های خوانده نشده در کارتابل
-بایگانی شخصی هر نامه یا پیام نسبت به نیاز
-امکان تعیین مهلت پاسخگویی برای نامه ارجاع داده شده به واحد زیر مجموعه
-پیغام هشدار جهت تمام شدن مهلت رسیدگی یک نامه
-امکان ثبت جلسات توسط مسئول دفتر مدیریت سازمان
-جستجو جهت تسریع در رسیدگی به امور بر اساس های:
•شماره ثبت
•موضوع سند
•تاریخ سند
•نام شخص یاسازمان ارسال کننده و یا دریافت کننده سند و ...
-پیگیری سند های ارجاع داده شده، مشاهده واحد های پیگیری کننده و مشاهده وضعیت سند
-رویداد نگاری پیشرفته سند های سازمان به صورت خطی و درختی
-بازگشت نامه ارجاع داده شده در سیستم قبل از باز کردن آن توسط گیرنده نامه
-تبادل پیام به همراه فایل های ضمیمه، بین کاربران استفاده کننده از سیستم(ارسال، دریافت وپاسخگویی به پیام)
-بخش قوانین سازمانی شامل ماده ها و تبصره ها به صورت درختی و الکترونیکی
-گزارشات پیشرفته، نمودار های آماری (دایره ای،خطی، استوانه ای، مساحتی، نقطه ای و ...)
-تایپ مستقیم نامه ها در محیط word در نرم افزار جهت نامه های صادره
-تقویم کاری هوشمند ( با قابلیت ایجاد هشدار)
-ایجاد فرم های پیش فرض از قبیل :
•فرم مرخصی (ساعتی/ روزانه)
•فرم ماموریت (ساعتی / روزانه)
• درخواست خرید
•درخواست وجه
•درخواست انجام کار
•درخواست کالا از انبار
•فرم های واحدها و ... و قابلیت امضای الکترونیکی
-اسکن امضاهای کلیه پرسنل و درج امضا با امنیت بسیار بالا
-قابلیت اتصال به قلم نوری و امضای دیجیتال
-امکان کنترل کارتابل و نامه ها از طریق اینترنت و دسترسی به کارتابل از هر جای دنیا
-امکان ایجاد کد رهگیری جهت پیگیری ارباب رجوع از طریق وب سایت (اختیاری)
-امکان اتصال به کیوسک های اطلاع رسانی در صورت نیاز (اختیاری)
-امکان اتصال به نرم افزارهای دیگر سازمان از قبیل حضورو غیاب، انبار و ... (اختیاری)
-امکان ایمیل یا پیامک کلیه اسناد و اطلاع رسانی آنها
-تهیه لاگ از کلیه اتفاقات سیستم و دسترسی خاص به یک یا چند اپراتور
-پشتیبانی از پروتکل ECE جهت تبادل نامه ها و دریافت مستقیم از اتوماسیون های اداری استاندارد
-تعریف سربرگ سازمان در نرم افزار
-نسخه اندروید و IOS نرم افزار اتوماسیون اداری با قابلیت نمایش کارتابل و پاسخ و ارجاع
-امکان ارسال پیام در نرم افزار تلفن همراه
-پشتیبانی به صورت های حضوری، آنلاین، تلفنی، از راه دور
•و امکانات جانبی دیگر از قبیل
-دفترچه تلفن کامپیوتری با قابلیت گروه بندی
-یادداشت های روزانه
-ساعت و تقویم شمسی
-اطلاعیه های سازمان
-سالن گفتگو
-و ...


ج - پشتیبانی نرم افزار:

پشتیبانی شرکت زیبا اندیشان پارمیس از این نرم افزار، 12 ماه رایگان از تاریخ تحویل نهایی نرم افزاربوده و به صورت های تلفنی، حضوری، آنلاین و ارتباط از راه دور(Team viewer) می باشد.
تمامی مواردپشتیبانی، به صورت کاملا رایگان و به عهده شرکت نوین پارمیس می باشد.
امید به آنکه بتوانیم در تحقق اهداف سازمان شما، کوشا و مؤثر باشیم